主要工作：第一、由谢松汕负责研1101班——研1107班，王展负责研1108班——研1113班，何海蛟负责研1001班——研1012班；第二、每个通知人员向部长要每个班负责人的联系方式，之后最好是每个班的班长或副班长都亲自见一面，向其说明活动的主要内容同时交一份部门已经制作好的通知给班长或各班负责人，再将已经制作好的小海报分发给各班班长。注意一定要和各班的负责人保持联系！第三、作品的收集工作，每个通知人员都要给各班的负责人将清楚作品收集的截至时间和作品的上交途径，最后在收集作品的期间多催促各班班长动员班级人员交作品。说明：在通知的时候一定要说明研会现在的活动都跟优秀班集体的评选挂钩，至于研二同学的通知工作，何海蛟先和各班班长取得联系，在联系的时候出现问题及时和活动组织者联系。
4、海报的分发张贴以及条幅的悬挂工作：
主要工作：小海报的分发工作已经在通知工作中安排好了，大海报由胡庆辉张贴一张在女生宿舍楼前的宣传栏内，由梁张华张贴一张在男生公寓楼前的宣传栏内，以及在男生宿舍楼15、16楼的电梯口张贴一张；三人除将小海报分发到各班负责人外，还需负责将剩余海报张贴在4教的各个研究生教室门口，还有主教的研究生教室门口。条幅悬挂在足球场的护栏上。
5、物资采购工作：
主要工作：采购本次活动除条幅外的所有物资。主要有以下物品，获奖人员的证书，获奖班级的奖状(内容由杨济平负责填写)、获奖人员的奖品、嘉宾的礼品、矿泉水(农夫山泉)、在办理上述工作的时候注意要开发票，特殊情况下不能开发票的可以向组织者说明，能开发票的情况下问及多开的金额需要增加多少税金再考虑是否加开发票金额，所有物品买回后要提交一张详细的购物清单，购买物品之前先问马宏志价格范围再进行购买防止超出预算。
6、作品的装裱和证书的制作工作：
主要工作：作品的装裱：书法作品要进行装裱，绘画作品要装裱，摄影作品要进行冲洗、最后展板的制作由蔡俊以及宣传部负责，书法作品的装裱店地址：小营建材城二楼有专门装裱的地方，照片的重新在出学校大门往右走，到t字路口马路对面的药房隔壁，或者在超市发的对面有几家冲洗店，找能开发票的地方。展板纸的制作地方由庄希勍问好后一起去制作。
7、评委嘉宾的邀请工作：
主要工作：先由马宏志确定各项目的评委，再有三人分别拿着正式的邀请函去邀请评委，留下评委的联系方式，保持和评委的联系，避免出现评委缺席后无法更换的现象。由上述三人将各种作品交给评委进行评奖。
8、现场展示环节工作安排：
a、学术部所有人员一起到主教203借桌椅以及到研会办公室搬活动黑板。
b、主持人1人负责才艺大赛现场展示环节的主持工作，主要是介绍展示活动的环节以及介绍嘉宾，主持人由学术部或文艺部部员担任。马宏志负责挑选人员。
c、礼仪工作由实践部礼仪队负责，礼仪人员6名，4女2男。
d、奖品由采购人员负责保管和分类。
e、评委及嘉宾由郑晗邀请并且由采购人员购买好请柬 杨济平负责写，现场的嘉宾由活动主要组织者 郑晗 蔡俊 负责。
f、拍照由办公室出一位部员负责。
g、活动新闻稿件由王展负责撰写。
h、活动总结分两部分：第一部分每个部员按照自己的工作写一份总结，再由活动主要组织者写一份总的活动总结。
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